Come gestire le Urgenze e le Emergenze ricorrenti.

urgente-ventilatore industriale-insonorizzazione-motori elettriciLa cosa e’ molto semplice: quello che pensi che siano urgenze, in verita’ non esistono!

Stai calmo, ti spiego subito cosa intendo in 1 minuto.

Ovviamente stiamo parlando di situazioni di lavoro in merito alle attivita’ quotidiane che incontri negli impianti di aspirazione piuttosto che della trafila per costruire un macchinario.

Quante volte sentiamo dire dalla gente: “sono incasinato!”

Rifletti bene e segnati le rogne che hai dovuto gestire nell’ultimo mese (o nell’ultimo trimestre in base alla tua attivita’).

Facciamo degli esempi concreti di cosa possa essere successo e se ne hai di diverse segnalamelo:

il cliente che non ti paga, i colleghi o i dipendenti sono arrivati in ritardo, le consegne del materiale sono in ritardo, tu non puoi installare i tuoi filtri perche’ ti mancano i ventilatori, non puoi montare il macchinario perche’ ti hanno sbagliato i motori elettrici (possiamo andare avanti all’infinito se vuoi).

Quello che intendo e’ che ognuna di loro in realta’, difficilmente e’ davvero un evento irripetibile e unico;

C’e’ sempre il fatto che la stessa rogna si ripete nel tempo solo che tu non ci fai piu’ caso e per abitudine la chiami “emergenza”, poi per tua buona volonta’ la risolvi, ma nel frattempo il resto che dovevi fare si e’ trasformato in urgenza!

Se invece tu avessi la lucidita’ di fermarti e di riflettere sul perche’ capita cadenzialmente lo stesso problema ti renderesti conto che c’e’ qualcosa da sistemare nel tuo sistema di fare le cose o di delegarle.

Per delega non intendo dire che tu debba avere 3 segretaria, ma anche il semplice gesto ripetitivo di affidare ordini ad un fornitore (magari non per forza di motori o ventilatori industriali) e’ comunque una delega.

Si sa che la chiave del successo e’ delegare il piu’ possibile, se fai tutto tu sai benissimo che non stai facendo quello che davvero e’ piu’ redditizio per la tua attivita’ (ma questo magari lo approfondiamo in un altro articolo).

Quando qualcuno deve fare delle cose per te e quindi glie le hai ordinate devi fare bene attenzione alla specificita’ di quello che gli chiedi.

In sostanza, piu’ sei dettagliato nel chiedere cosa ti serve e come vorresti che venisse fatta, e minore e’ il rischio di errore e di perdita di tempo successiva.

Mettici dentro anche il fatto della ripetitivita’ del gesto, cioe’ se al primo giro non e’ andato alla perfezione, si puo’ aggiustare il tiro migliorando la precisione delle informazioni che servono a compiere bene cio’ di cui hai bisogno.

Questa e’ anche una delle chiavi di successo delle e-mail negli ultimi 20anni.

Ti svelo un segreto, metti a fuoco quello che ti scrivo adesso :

se spieghi a parole ad un collaboratore o ad un fornitore cosa ti serve, con che variante rispetto alle volte precedenti, il luogo di destinazione diverso dal solito ecc. Alzi moltissimo le probabilita’ che sfugga qualcosa e che il fornitore commetta un errore.

Oltretutto, nel fare uno spiegone del genere, diventi noioso e potresti passare per logorroico.

Invece, se metti per iscritto le tue istruzioni, da subito ti sembra di averci impiegato piu’ tempo, ma in realta’ hai diminuito di molto le possibilita’ di errore, oltre al fatto di essere sempre dalla parte della ragione.

Poi con il copia incolla o se ne hai fatto una fotocopia da lasciare ai dipendenti hanno le istruzioni precise per sempre.

La regola della delega e’:

  • se istruisci una persona e sbaglia, puoi raddrizzare il tiro la volta seguente;
  • se dai le istruzioni una seconda volta e la cosa non viene fatta come desideri bisogna dettagliarla ancora di piu’ fino alle piccole cose che per te sembrano sottintese e banali ma in realta’ potrebbero non esserlo per tutti;
  • se la cosa persiste, FORSE IL PROBLEMA SEI TU.

Qui non ti devi arrabbiare, ma devi capire che ti sto’ facendo del bene.

Box_dvd

Dov’e’ che un’altra persona a cui affidi una cosa da fare si potrebbe inceppare?

Hai mai provato a seguire una ricetta di cucina? Ecco, quando arrivi al punto del sale e c’e’ scritto q.b. (quanto basta), in realta’ cosa vuol dire? Potresti avere nella tua testa una quantita’ sbagliata di quello che intende il cuoco, non credi? Anche se scrive un cucchiaino, i tuoi magari sono un po’ piu’ grandi di quello che indende lui; la cosa migliore sarebbe avere indicazioni precise del tipo di qualita’ di sale da usare e dei grammi precisi con un bilancino di precisione.

E’ chiaro che delle polpette di verdure non ti interessa se vengono piu’ salate o meno saporite, al limite le rifai meglio una seconda volta, ma sul lavoro ti girano le scatole e ci perdi tempo e denaro.

Pensa ad esempio al fatto che sempre, ma sempre, lo stesso cliente non ti paga!

O lo fai istruire dai commerciali a dovere, oppure rinuncia al cliente, perche’ tanto ti sta’ solo danneggiando con tutto il tempo e il nervoso che ti viene quando ti devi impegnare per recuperare i soldi.

Attenzione, se invece le istruzioni o quel tipo di istruzioni, le dai per esempio a tre persone diverse e solo una di loro continua a non capirle, allora si che hai una persona non adatta all’incarico che gli hai affidato. NON entro nel merito e non mi compete, ma in Italia i modi per allontanarlo oggi ci sono eccome, per un dipendente ad esempio sono le tre lettere di richiamo e per un fornitore potrebbe essere una bella e-mail ufficiale dove gli spieghi di non volere piu’ collaborare ne avere contatti con loro, da qui all’eternita’.

Vale lo stesso principio anche per i fornitori di ventilatori centrifughi o motori elettrici, gli ordini telefonici ad esempio, a volte si accettano, ma solo per cose davvero ripetitive. Pero’ se si istruisce ad avere sempre del testo scritto e’ un bel passo avanti.

Ora rifletti bene sull’ultima emergenza che hai affrontato, davvero’ pensi che non si potesse evitare?

Se non fai subito qualcosa ti ricapitera’ e nemmeno tra molto tempo, fidati!

Una volta messo in pratica questi piccoli consigli di buon senso ti renderai conto che le emergenze saranno davvero delle emergenze e che la sfiga esiste, ma solo quella vera.

Comincia pure con poco, dalle piccole cose, vedrai che sarai meno nervoso in pochi giorni.

Manda richiesta, vediamo se posso aiutarti

info@ventilatoreveloce.it

“A la prochaine fois!”

Gio’ PASQUALE

Box_dvd

The following two tabs change content below.
Avatar

Giò Pasquale

Gli amici mi chiamano Giò, lavoratore tenace e papà di Irene; sempre alla ricerca di modi per velocizzare le attività perchè "il tempo vale più del denaro." - Contattami nella chat in basso a destra, dove c'è scritto: Domande?

Lascia un commento

Powered by themekiller.com